Informativni pregled o rokovima čuvanja, vrstama poslovnih dokumenata i dobrim praksama za male tvrtke i obrtnike u Hrvatskoj.
Napomena: Sadržaj na ovoj stranici je isključivo informativan. Za konkretne pravne i porezne savjete obratite se svom računovođi ili pravnom savjetniku.
Zakon o računovodstvu i Opći porezni zakon propisuju minimalne rokove čuvanja za različite vrste poslovnih isprava. Ovo je opći pregled.
Ulazni i izlazni računi, temeljnice i ostale računovodstvene isprave. Rok čuvanja prema Zakonu o računovodstvu je opće pravilo koje vrijedi za ovu kategoriju.
Ugovori o radu, kupoprodajni ugovori, ugovori o najmu i drugi poslovni sporazumi. Rok čuvanja ovisi o vrsti ugovora i može biti dulji od minimalnog zakonskog roka.
Ugovori o radu, platne liste, dokumenti o prestanku radnog odnosa. Neke kategorije imaju trajni rok čuvanja zbog mirovina i socijalnih prava zaposlenika.
PDV obrasci, porezne prijave i prateća dokumentacija. Porezna uprava može tražiti uvid u ove dokumente u okviru zakonskog roka zastare.
Konkretni rokovi čuvanja ovise o vrsti dokumenta, djelatnosti i statusu tvrtke. Preporučujemo konzultaciju s računovođom za točne informacije koje se odnose na vašu situaciju.
Zakon o računovodstvu u Hrvatskoj prihvaća digitalne (elektroničke) isprave pod uvjetom da su osigurani autentičnost, cjelovitost i čitljivost kroz cijeli rok čuvanja.
To znači da digitalizacija papirnatih dokumenata može biti zakonski prihvatljiva zamjena za papirnate originale u određenim slučajevima, ali ne uvijek. Neke isprave moraju ostati u papirnatom obliku.
Preporučujemo konzultaciju s računovođom prije nego što uništite papirnate originale, čak i kad imate digitalne kopije.
Jednom godišnje, obično na kraju poslovne godine, pregledajte što se može sigurno uništiti jer je rok čuvanja istekao. Ovo smanjuje količinu dokumenata i olakšava pronalaženje onoga što treba.
Svaka mapa, registrator ili kutija treba imati vidljivu oznaku s vrstom dokumenata, godinom i rokom čuvanja. Zvuči trivijalno, ali ovo je razlika između arhiva koji funkcionira i arhiva koji je samo hrpa papira.
Digitalni dokumenti bez sigurnosnih kopija su rizik. Preporučuje se pravilo 3-2-1: tri kopije, na dva različita medija, jedna izvan lokacije. Oblak je jedan od načina za postizanje ovoga.
Ne trebaju svi zaposlenici pristup svim dokumentima. Postavljanje osnovnih razina pristupa u digitalnom sustavu štiti osjetljive podatke i usklađuje se s GDPR zahtjevima.
Kontaktirajte nas za informacije o tome kako možemo pomoći vašoj tvrtki.
